La gestione contabile aziendale è costituita da due tipologie di attività, entrambe fondamentali: l’operatività che riguarda le normali attività e compiti quotidiani volti a garantire il corretto andamento del business, e le decisioni strategiche che invece cercano di interpretare i dati correnti per migliorare ed aumentare il vantaggio competitivo dell’azienda.
In entrambe le attività, l’impiego di un software ERP può fare davvero la differenza, velocizzando e automatizzando sia le ordinarie procedure amministrative, sia quelle predittive e maggiormente legate quindi ad un miglioramento del rendimento.
Attività ordinarie
Un software ERP, integrando i flussi aziendali all’interno di una singola piattaforma, automatizza le relative scritture. La registrazione di un documento fa sì che vengano registrati anche i rispettivi fatti contabili, che saranno riportati nel conto economico e nello stato patrimoniale.
Tuttavia all’interno di un’azienda sono molteplici le transazioni da tracciare e spesso non riguardano esclusivamente il ciclo attivo e il ciclo passivo, come ad esempio: le scadenze dei pagamenti e relativi solleciti, le spese riguardo i dipendenti, la gestione di cespiti e ammortamenti, o ancora, ai movimenti bancari.
Un semplice software dedicato alla gestione contabile di base non è in grado di gestire tutte queste informazioni in modo uniforme ed omogeneo. La scelta di un sistema ERP integrato, che si basa su una struttura di dati condivisa all’interno di uno stesso database, costituisce invece una soluzione più robusta ed efficiente.
Attività strategiche
In ogni azienda, grande o piccola che sia, in ogni momento può capitare di dover effettuare scelte critiche che sono fondamentali per guidare i guadagni e la futura crescita dell’azienda. Essendo decisioni di grande importanza, è necessario disporre di informazioni finanziarie in tempo reale in modo da disporre immediatamente di una chiara immagine dell’azienda.
Le funzionalità di un sistema di Business Intelligence che dialogano con il software ERP mettono a disposizione degli utenti strumenti di visualizzazione ed estrazione dei dati molto potenti, attraverso dashboard, diagrammi, grafici e report dettagliati e personalizzabili e di semplice lettura.
Un esempio: la fatturazione elettronica
Grazie alla fatturazione elettronica, obbligatoria dal 1 Gennaio 2019, sono disponibili in commercio una moltitudine di soluzioni software contabili in grado di far fronte alle necessità di base di questo adempimento. Per scegliere la soluzione più adatta è quella di analizzare il volume di fatture da trattare e la propria dimensione organizzativa.
I software ERP più completi riescono a gestire l'intero processo di fatturazione: dalla generazione del file sino alla conservazione, offrendo all'azienda un notevole risparmio in termini di tempo e costi di supporto da parte del commercialista.