Grazie all'introduzione della fatturazione elettronica, le aziende sono tenute alla conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche.

Cos'è? 

La conservazione sostitutiva è un insieme di procedure informatiche regolamentate dalla legge che consentono di garantire nel tempo l'integrità e la validità dei documenti emessi, di archiviarli e conservarli in modo digitale.

La procedura di conservazione per considerarsi a norma deve garantire che i documenti elettronici archiviati abbiano e rispettino i seguenti requisiti:

• Autenticità dell’origine, Integrità del contenuto data certa elettronica e leggibilità dei documenti, garantendo così il mantenimento della certezza giuridica dei documenti per tutto il periodo di conservazione;

• Ottimizzazione della reperibilità ed esibizione dei documenti;

• Disponibilità per tutto il periodo obbligatorio di conservazione e continuità operativa;

• Delega delle attività in capo al Responsabile della Conservazione;

• Conservatori accreditati presso AgID per la garanzia del livello di qualità affidabilità e sicurezza più elevato nell’erogazione del processo di conservazione;

• Accesso sicuro via web;

• Rispetto normativa privacy;

• Massima sicurezza nel data center ed in tutto il processo di conservazione;

• Luogo di conservazione nel territorio nazionale se è un Conservatore Accreditato.

Dal punto di vista tecnico, per poter garantire questi requisiti, è necessario che le fatture rispettino i seguenti passaggi al fine di essere portate correttamente in conservazione:

• File XML: la fattura elettronica è un documento che verrà prodotto da un software, come l'ERP MagiaEXP, che creerà il flusso di dati strutturati (in formato XML) con gli stessi contenuti informativi della classica fattura cartacea;

• Firma digitale: il file della fattura deve essere firmato digitalmente per soddisfare le caratteristiche di autenticità del mittente ed integrità del contenuto;

• Indicizzazione: ogni file va indicizzato nei suoi dati più importanti (date, numeri, Partite IVA, codici clienti, prodotti, eccetera) per permettere la ricerca veloce di informazioni in momenti successivi;

• Lotto di conservazione: va creato un lotto che contiene tutte le fatture di un determinato periodo, ordinate cronologicamente e per periodo d’imposta;

• Archiviazione lotto di conservazione: per ogni lotto il Responsabile della Conservazione deve apporre la marca temporale e firma digitale a garanzia di autenticità e integrità. Il lotto è così pronto per essere archiviato.