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PAPERLESS: COME ABBANDONARE LA CARTA NELLE AZIENDE

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In questa situazione di emergenza della diffusione del Covid-19 che coinvolge tutti noi, la possibilità di garantire i servizi ai clienti tramite lavoro agile (smart working) è progredito in modo esponenziale. A fronte di ciò che sta accadendo, per rendere il tutto più organizzato e digitale possibile vogliamo portare l’attenzione sul lato operativo di molte aziende che non riescono a liberarsi totalmente dalla carta, o meglio, dai documenti all’interno dei propri processi, ed i motivi sono molteplici, come ad esempio: il settore produttivo di appartenenza, la legislazione, o ancora, il bisogno di firmare fisicamente un documento, lo staff aziendale che preferisce utilizzare la carta, l’avversione al cambiamento verso nuove piattaforme digitali o nuovi processi aziendali.

Perché digitalizzare i processi cartacei?

  1. Digitalizzare tutti i documenti cartacei, oltre a ridurre i costi di stampa ed i costi in termini di spazio fisico di archiviazione in azienda, porterebbe e renderebbe efficienti tutti i processi delle varie aree aziendali ed i documenti saranno sempre disponibili a tutti i collaboratori in qualsiasi situazione.
  2. Il data entry manuale delle informazioni contenute nei documenti è soggetto ad errori. Senza avere la necessità di una continua ristampa dei documenti, la digitalizzazione corre in aiuto ad una correzione più immediata e rapida senza impiegare il tempo dei collaboratori nell’archiviazione fisica.
  3. Grazie alla digitalizzazione dei processi dove sono coinvolti documenti, tutto sarà tracciato e difficilmente verranno persi passaggi o documenti.

È un’ottimo inizio pensare alla digitalizzazione dei documenti aziendali, ma per trarre più benefici possibili è necessario adottare un’ottica più ampia, che prenda in considerazione tutti i processi legati a questi documenti.

La digitalizzazione può diventare quindi un elemento molto più importante all’interno di un più ampio progetto di automazione dei processi di business, che permette di trasformare i servizi offerti al cliente, aumentare la produttività dei dipendenti e migliorare l’accesso e la condivisione delle informazioni.

Magia Srl è il partner ideale per supportare il processo di digital trasformation, grazie all’implementazione di soluzioni integrate con l’infrastruttura già esistente in azienda.

 

 

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