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Dematerializzazione dei documenti: perché farlo e quali sono i vantaggi

dematerializzazione

 

Abbiamo già avuto modo di scoprire perché anche le piccole imprese dovrebbero adottare un software documentale in questo post.

Ricordiamo che il processo di dematerializzazione dei documenti cartacei significa portare in digitale tutti i documenti fisici (cartacei) di un'azienda.
Quest'operazione prevede l'adozione di diverse operazioni e tecnologie, come: la scansione dei documenti digitalizzandoli tramite scanner, software OCR e sistemi di conservazione. Tali operazioni sono state già viste ed adottate da molte aziende con l'obbligo della fatturazione elettronica.

 

Ma quali possono essere i benefici in termini di costi?

Secondo le stime dell’Osservatorio Digital B2B del Politecnico di Milano il passaggio dalla fatturazione cartacea a quella digitale può portare un beneficio per le imprese pari circa a dai 2,00 € ai 4,00 € per singolo file fattura derivanti da risparmi in fase di trasmissione, occupazione di spazio, materiali consumabili e ricerca dei documenti.
In questa stima di benefici non sono ricompresi quelli raggiungibili attraverso l’utilizzo di ulteriori strumenti informatici a supporto della digitalizzazione e automazione dell’intero processo.

 

Quali altri vantaggi si possono ottenere?
  • Risparmio di carta

Se il documento nasce in digitale con la conservazione digitale a norma non è nemmeno necessario fare una stampa, fotocopiarla o archiviarla.

 

  • Risparmio in termini di tempo

Non saranno necessarie determinate attività, come detto di stampa ed archivio e quindi il tempo potrà essere dedicato ad attività di maggior importanza e valore per l'azienda.

  • Risparmio in termini di spazio

Non stampando ed archiviando non saranno spazi fisici all'interno dell'azienda per custodire i documenti.

 

La dematerializzazione dei documenti richiede l'utilizzo di apposite procedure e piattaforme, Magia Srl è il partner ideale per supportare il processo di digital trasformation, anche per la gestione documentale digitale.  

 

Maturare la consapevolezza dell'importanza di questa trasformazione non è facile.
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