Software gestione documentale, il vantaggio per la piccola impresa

Le aziende dimostrano un interesse sempre maggiore per l'organizzazione dei documenti al loro interno e per la riduzione degli sprechi.
Anche se sempre più spinti verso la digitalizzazione dei processi, la maggior parte delle aziende è ancora sommersa dai documenti in carta e continua a produrne.

Alla base di un'efficace gestione dei documenti c'è bisogno di un modello organizzativo, guidato e supportato dalla tecnologia che preveda la memorizzazione dell'archivio digitale e una semplificazione della gestione dei file. Queste funzionalità possono essere gestite grazie ad un software di gestione documentale.

Un software di gestione documentale permette di organizzare ed archiviare digitalmente i propri documenti, rendendo più facile e rapida la ricerca di un file.

L'acquisto di un software di gestione documentale è vantaggioso per le piccole imprese?

Per rispondere a questa domanda bisogna porsene altrettante:

Individuare le cause di inefficienza e necessità in azienda.
I collaboratori possono accedere ai documenti anche fuori ufficio?
I collaboratori possono essere avvisati in caso di modifica dei documenti di loro interesse?

Avere ben presente come viene utilizzato il tempo dei collaboratori.
Cercare un documento senza una buona organizzazione può richiedere diverso tempo.
Possono i collaboratori individuare in breve tempo ed in autonomia i documenti a loro necessari?

La gestione documentale dei procedimenti amministrativi garantisce la corretta amministrazione dei documenti dalla produzione alla conservazione. Questa definizione è quella fornita dall'AgID (Agenzia per l'Italia Digitale).

I reali vantaggi di un software di gestione documentale

Un software di gestione documentale permette di organizzare ed intraprendere moltissime operazioni sui documenti in modo informatizzato: dall'archiviazione, alla categorizzazione e indicizzazione dedicate alla ricerca dando vita a:

- Un unico archivio centrale e digitale a disposizione di tutti gli utenti;

- La riduzione degli sprechi e dei costi;

- Guadagno di efficienza in termini di tempo impiegato nella ricerca;

- Miglioramenti in termini di sicurezza (annullamento del deterioramento fisico e sicurezza dei dati in cloud);

- Miglioramento dei processi aziendali, grazie al disegno dei workflow e la possibilità di gestione permessi utenti.

La conservazione digitale di tutti i documenti richiede l'utilizzo di apposite procedure e piattaforme, Magia Srl è il partner ideale per supportare il processo di digital trasformation, anche per la gestione documentale digitale.